מה מונע ממשרדי ראיית חשבון קטנים לגדול?

עתיד משרדי רואי החשבון הקטנים.

עומר קליר

רואה חשבון

הרבה משרדי רואי חשבון קטנים (עד 20 איש סדר גודל) התחילו את דרכם בבוסט ראשוני של לקוחות וצמיחה גדולה בשנים הראשונות לעסק והצליחו לייצב עצמם כמשרד אמיד ויציב עם מאות ועד אלפי לקוחות. בלא מעט משרדים בהמשך הדרך כתוצאה מטיפול בכמות נכבדה של לקוחות התפתחות המשרד נעשתה בצורה אטית יותר אם בכלל וזה נובע ממגוון סיבות שהעיקרית שביניהן היא הבעיה הפנים משרדית. בחלק לא קטן מהמשרדים הקטנים ההתנהלות השוטפת אינה נכונה או אינה יעילה. חלק מהבעיה מתחילה בכך שהמייסדים, אותם שותפים בכירים, הם אלו שברוב המקרים נמצאים בפרונט מול הלקוח. הלקוחות מכירים את עובדי המשרד אך ברוב המקרים לא רואים בהם ככתובת ותמיד יפנו לשותף המטפל או השותף שהביא אותם. במצב זה לרואי החשבון השותפים קשה מאוד להתעסק בפיתוח עסקי של המשרד, בניהול תקין ורווחי של העסק שכן הם עסוקים בתפעול שוטף, כיבוי שרפות של לקוחות קיימים, תחלופת עובדים ועוד.

אז איך זה עובד במשרדים גדולים יותר (בינוניים, BIG 5)

משרדי רואי חשבון גדולים ובינוניים עובדים בשיטת עבודה שניתן לדמות אותה לחברות פרסום. המשמעות היא שרואה חשבון ותיק/מנג’ר/ראש צוות מתפקד בעצם כ-Account Manager. אותם Account-Managers הם בדרך כלל רואי חשבון עם כמה שנות ניסיון (לעתים גם מתמחים ותיקים חזקים), אשר מנהלים את תיק הלקוח והשותפים נמצאים ב- High Level, כלומר מעורבים בסוגיות ומקרים לפי הצורך.

בגדול, נשמע די פשוט. אז למה זה לא קורה? כמה סיבות עיקריות:

קשה לשחרר – בחלק מהמקרים השותפים/מייסדים לא סומכים על הידע המקצועי של עובדיהם ומפחדים שהמשרד יראה לא מקצועי. אז נכון שבתחילת הדרך למתמחים חסר הידע הנדרש לתת מענה ללקוחות המשרד ביניהם עצמאיים, חברות ובעלי שליטה אך משלב מסוים, נאמר מאמצע השנה השנייה להתמחות אין סיבה שחלק מתיקי לקוחות המשרד לא יתנהלו מול אותו מתמחה ותיק או רואה חשבון צעיר שעתיד אולי לצמוח ולהפוך לאחד השותפים.
בריחת הון אנושי – רוב המתמחים/רו”ח בסיום ההתמחות עוזבים בדרך כלל למשרד אחר שמציע יותר כסף או תחומי עניין נוספים, למחלקות כספים בחברות וכד’. במשרד קטן כל עובד חשוב מאוד למערכת שכן מחלקת הביקורת אינה גדולה וכל תזוזה משפיעה מאוד על המשרד.
Old-School – סיבה נוספת היא שחלק מרואי החשבון הוותיקים עדיין חיים על תפיסות ישנות ומיושנות וחוששים שמא העובדים ״יגנבו״ להם לקוחות בעזיבתם את המשרד. אז כן, קרו מקרים מעולם (אפילו במשרדים גדולים) אבל זה כבר תלוי מאוד ביחסים בין כל הצדדים ואף ניתן לעגן זאת בחוזה מול העובד כדי למנוע את החשיפה.
Comfort Zone – סיבה נוספת היא שלעתים פשוט נוח לאותם רואי חשבון במצב הקיים, הם מרוויחים יפה ואין טעם לשנות או שמצד שני הם לא מכירים דרך התנהלות אחרת וקשה אחרי שנים להשתנות.
אז איך בונים שיטת עבודה נכונה או איך משנים התנהלות של שנים?

ברמת תמחור הלקוחות – חשוב מאוד להבהיר ללקוח על מה הוא בדיוק משלם מהם השירותים שהוא מקבל, מה התמחור של השירותים הנ”ל, מי הצוות שיטפל בו ומה העלויות של כל אחד מחברי הצוות (מנה”ח, חשב שכר, רו”ח ומתמחה). מומלץ שכל אלו יופיעו כבר בהצעת המחיר ומאוד חשוב לכלול אילו שירותים לא ניתנים או בצורה נעימה יותר מה יהיו העלויות של שירותים נלווים. חשוב לבחון האם תמחור Fix Price או שעתי הוא הנכון. בכל מקרה מומלץ פעם ברבעון/חצי שנה לבצע ניתוח מול השעות בפועל ולבחון העלאת מחיר או התייעלות פנימית בעת הצורך. צריך להבהיר ללקוח שיתכנו שאלות/סוגיות שלא תמיד תהיה תשובה מהירה ולעתים ידרש מחקר מעמיק יותר כגון פתיחת ספרות מקצועית, הפנייה למומחים חיצוניים אשר אינם חלק מהשירות השוטף. חשוב לדעת איפה עובר הגבול, על מה מחייבים ועל מה לא ולהפעיל שיקול דעת.

ברמת העובדים – כדי לנתח יעילות ורווחיות, העובדים חייבים לבצע מעקב ולתעד את השעות שהושקעו על התיקים שלהם. אז נכון, זו אחת מהשנאות הגדולות שעובד יכול לדעת (מודה באשמה) אבל אין דרך אחרת לבחון יעילות ורווחיות. ולכן, כדי שהזנת השעות תהיה הליך יעיל ואפקטיבי צריך לדעת להוריד גם את האחריות הזו לעובדים ולתגמלם בהתאם (ראו סעיפים הבאים).
SHOW ME THE MONEY – כדי לשמר עובדים לאחר תקופת ההתמחות (לעתים גם בתוך תקופת ההתמחות) צריך לשלם, אין מה לעשות! במציאות של היום והשכר הנמוך בתחילת הקריירה במקצוע, כל עליית שכר הינה משמעותית ולכן המתנה עד לרגע שהעובד מגיע עם הצעה נגדית או מודיע על עזיבה היא לא נכונה. עובד צריך להיות מתוגמל בהתאם וקביעת שיחות שכר שנתיות, משובים, תמריצים ובונוסים שנתיים הינן שיטות עבודה הכרחיות.
ROADMAP – אז נכון, שכדי לשמר עובדים צריך לשלם, אבל לא רק! עובד טוב רוצה לדעת שהוא גם מתוגמל, אבל גם שחושבים על העתיד שלו, שבונים לו איזשהו מסלול. הוא רוצה ודאות!! ככל שזה יעשה בצורה אמיתית וכנה המטרה תושג. כמובן שאי אפשר להבטיח שעובד באמת יישאר גם אם יובטחו לו הרים וגבעות ולכן חשוב שהקלפים יהיו פתוחים ושיחות “יחסינו לאן” מפעם לפעם מבורכות כדי שגם אם לא ימשיך, המשרד יוכל להיערך בהתאם ולא לקבל זאת בהפתעה!
פורוורד לשרגא – האצלת סמכויות! לאותם רו”ח ותיקים/מתמחים חזקים צריך לתת סמכות ואחריות, כלומר ניהול התיק מ-א’ עד ת’, לרבות טיפול מקיף ומעקב בנושאי גבייה, כך העובד ירגיש שהוא כבר עובר יותר לניהול מאשר להמשיך לעשות את אותה עבודה שעשה בשנים האחרונות. מהלך זה יש לעשות זאת בהדרגה תוך חשיבה ובנייה נכונה של התיקים. מה שהשותפים הוותיקים שכחו, רואי החשבון הצעירים/מתמחים עוד לא יודעים ולכן חשוב לעשות זאת בצורה מבוקרת כדי למנוע שחיקה מהירה של העובד וכמובן לא לשכוח לתגמל בהתאם

שונאים שינויים? אין לכם ברירה!

משרדים שלא יעשו זאת, הלקוח תמיד יראה בשותף ככתובת וידרוש ברוב המקרים להתנהל ולעבוד רק מולו ולא מול עובדיו. כתוצאה מכך, ההתפתחות העסקית של אותם משרדים תהיה אטית אם בכלל, הרווחיות לתיק תשחק ומכך גם הרווח לשותפים, משכורות נמוכות יותר לעובדים ובסופו של דבר תחלופה גדולה של הון אנושי או הסתפקות בהון אנושי פחות טוב. נכנס פה גם נושא הניהול והמולטי-טאסקינג, רואה חשבון שיודע לנהל שווה יותר מרואה חשבון ללא יכולות ניהול להוציא את מומחי המס למיניהם ונישות נוספות שנשענות על מומחיותו וניסיונו של אדם ספציפי וכו’. כתוצאה מההתפתחות האטית של המשרד, אותם מתמחים או רואי חשבון צעירים ישחקו די מהר כלומר סביר להניח כי לאחר תקופת ההתמחות הנושאים החדשים שהם צפויים ללמוד באותו משרד ילכו ויקטנו וזה יגרום לעזיבה ותחלופה די גדולה של עובדים אלו מבלי להתייחס לעובדה שגם ככה רוב רואי החשבון רוצים להגיע ל- BIG 5 מה שמקשה עוד יותר על גיוס והשמה של רואי חשבון למשרדים הקטנים.

היה טוב לעובדיך, זה משתלם!

אחד המחקרים המפורסמים בנושא כינס את מסקנותיו לספר שנקרא “The Good Jobs Strategy” אשר שם פורטו בהרחבה איך החברות החכמות ביותר משקיעות בעובדים שלהן כדי להפחית עלויות ולהזניק רווחים. כשעובד מתוגמל, מקבל אמון, ״מקבל״ סמכות ואחריות על לקוח גם אם הוא לא באמת שלו, הוא מחויב! מעבר לשם המשרד גם השם שלו על הכף ולכן הוא ירצה להוכיח, הוא יהיה מחויב ללמוד ולהשתפר, להתמודד עם סוגיות, לתת מענה ״ללקוחותיו״ ולשדרג את סט הכלים שלו לעומת עובדים שבעיקר יתעסקו בטכנאות והפקת תוצרי דוחות למיניהן.

בחלק גדול מהמשרדים הפוקוס העיקרי הוא בגיוס לקוחות חדשים והגדלת ההכנסות. אז נכון צריך כסף כדי ללכת למכולת אבל בעולם של משרדי רואי חשבון שבו ההון האנושי הוא מרכיב מרכזי, חשוב להקפיד גם על שימורו ושיפורו שכן העובדים הם חלק בלתי נפרד מההתפתחות וההצלחה של המשרד.

אהבתם את המאמר? שתפו עם חברים 🙂